Eine Reservierung lässt sich im Kalender über eine separate Farbe leicht von Aufträgen und persönlichen Terminen unterscheiden.

Reservierungsbestätigungen lassen sich entweder auf Basis einer Reservierung drucken oder direkt per Email versenden.

Bei Bedarf kann ein Optionsdatum gesetzt werden, wenn Sie von einem Kunden bis zu einem bestimmten Datum eine verbindliche Zusage für die Reservierung erwarten. So lässt bei einer Reservierung erkennen, ob diese bereits verfallen ist.

Zur Abrechnung kann aus einer Reservierung eine Rechnungen erzeugt werden. Hotelzimmer lassen sich so z.B. automatisiert abrechnen.

Catering vor Ort: Mobile Datenerfassung

Das MC EventCenter hat den Vorteil, dass es ja bereits von Haus aus über das Internet vernetzt ist. Sie greifen daher, ohne extra einen Server eirichtigen zu müssen, mit Ihrem MC EventCenter Client immer auf Ihre Daten zu – von jedem Ort – weltweit!

Was bietet sich also mehr an, als diese Möglichkeit gerade im Catering einzusetzen? Gehen Sie zum Catering und nehmen Sie einfach Ihren Laptop mit. Alle Daten stehen Ihnen zur Verfügung und können direkt vor Ort ergänzt werden.

Behauptet Ihr Kunde beispielsweise, Produkte bestellt zu haben, deren Bestellung Ihnen nicht bekannt ist, können Sie direkt im System nachschauen, was wann bestellt oder besprochen wurde. Unter Umständen liegen nur Missverständnisse vor, da es bei verschiedenen Catering-Besprechungen Änderungswünsche gab.

Genauso funktionieren natürlich auch Eingaben neuer Daten. So können Sie beispielsweise Feedbacks Ihrer Kunden direkt vor Ort im System hinterlegen. Bei Bedarf können Sie auch die Rechnung vor Ort erstellen, drucken und Ihrem Kunden aushändigen. Der Vorteil dieses Vorgehens ist, dass Sie sich Notizzettel (dir gerne verloren gehen) sparen und Büroarbeiten nach dem Catering verkürzen. Statt dessen ist das Catering nach Verlassen des Orts bereits abgeschlossen.

Technische Voraussetzung für das MC EventCenter als mobile Catering-Software ist natürlich ein Internetzugang. Da Sie nicht gerade davon ausgehen können, vor Ort einen ungeschützten WLAN-Anschluss zu finden, verwenden Sie hier am besten einen Surfstick. Wenn Sie nur gelegentlich ein Catering durchführen, bieten sich Surfsticks an, bei denen Sie keine Grundgebühr bezahlen. Bei häufigem Gebrauch kann auch eine Flatrate vorteilhaft sein. Sie finden im Internet zahlreiche Tarif-Vergleiche. Der Surfstick ist schnell und einfach eingesetzt und im Nu sind Sie mit dem MC EventCenter, also Ihrer Catering-Software mobil.

Kostenpflichtige Catering-Leistungen

Während bei hausinternen Veranstaltungen in der Regel Dinge wie Personal, Geschirr oder Tischdecken im Preis eingeschlossen sind, werden diese beim Catering oft gesondert in Rechnung gestellt.

Im MC EventCenter stehen Ihnen für Ihre Angebote und Rechnungen neben Gerichten und Getränken sogenannte „Leistungen“ zur Verfügung. Hier können Sie alle kostenpflichtigen oder kostenlosen Leistungen hinterlegen, die Sie anbieten möchten. Beim Catering also z.B. auch Personal, Geschirr, Tischdecken oder Anfahrt.

In den Stammdaten lassen sich die Leistungen auch in Produktgruppen unterteilen. Dies hilft später bei der Auswahl in Ihren Angeboten oder Rechnungen: Gehen Sie hierzu im Angebot in die Tabelle, in der Sie Ihre Catering-Leistungen eingeben. Öffnen Sie in der Tabelle die ComboBox zur Auswahl einer Leistung. In dieser ComboBox werden mehrere Spalten ausgegeben, u.a. auch die Produktgruppe. In der Kopfzeile der Spalten befindet sich ein kleines Trichtersymbol. Klicken Sie dies an und wählen Sie die anzuzeigende Produktgruppe aus. Anschliessend werden nur noch die Catering Leistungen dieser Gruppe in der Auswahl ausgegeben, z.B. nur Geschirr.

Sebstverständlich können Sie das MC EventCenter auch auch als Non-Food Catering-Software einsetzen. In diesem Fall lassen Sie die Tabellen, in denen Gerichte und Getränke eingegeben werden, einfach leer. Ihre Catering Leistungen hinterlegen Sie dann nur in der Tabelle „Leistungen“.

Lesen Sie im nächsten Beitrag, wie Sie das MC EventCenter für Catering vor Ort optimal einsetzen.

Wir zeigen Ihnen pain einem dreiteiligen Blog-Beitrag, wie Sie das MC EventCenter optimal als Catering-Software, also zur Abwicklung hausexterner Veranstaltungen nutzen und was Sie dabei beachten sollen.

Gestaltung des Catering Kalenders

Splittung des Kalenders in hausinterne Bereiche und Catering

Der grafische Kalender des MC EventCenters zeigt nebeneinander alle Räume an, in denen Ihre Veranstaltungen stattfinden. Beim Catering stehen allerdings gar keine Räume zur Verfügung, da die Veranstaltungen ja hausextern stattfinden.

Der Trick ist an dieser Stelle, einfach einen Raum anzulegen, den Sie beispielsweise als „hausextern“ oder „Catering“ bezeichnen. Die Räume legen Sie im MC EventCenter an, indem Sie im Hauptfenster den Menüpunkt „Verwaltung / Stammdaten und Optionen“ wählen und anschliessend in die Rubrik „Räume“ wechseln. Den Mietpreis lassen Sie bei Ihrem „Catering Raum“ einfach 0. Zeiten, zu denen Ihre hausexternen Veranstaltungen, also Catering stattfinden, buchen Sie anschliessend einfach in diesem hausexternen „Raum“.

Wenn Sie neben dem Catering über eigene Räume verfügen, können Sie diese selbstverständlich ebenfalls erfassen. Im Kalender werden dann die hausinternen Veranstaltungen und das Catering nebeneinander ausgegeben.

Catering parallel mit mehreren Mitarbeitern

Es geht aber noch besser: Wenn Sie für Ihr Catering mehrere Mitarbeiter einsetzen, die parallel mehrere Caterings veranstalten, können Sie auch für jeden Mitarbeiter einen separaten „Raum“ anlegen. Dem jeweiligen Raum geben Sie dann einfach den Namen des Mitarbeiters oder verbinden den Namen mit „Catering“, also z.B. „Catering Müller“.
Anschliessend finden Sie im Kalender für jeden Catering-Mitarbeiter eine eigene Spalte. Jeder Mitarbeiter hat dadurch seinen eigenen Kalender. Bei der Buchung sehen Sie auch, ob ein Mitarbeiter in der jeweiligen Zeit überhaupt verfügbar ist.

Lesen Sie im nächsten Catering Software Beitrag, wie Sie mit dem MC EventCenter kostenpflichtige Catering-Leistungen verwalten.

Auch unsere kostenlose Gastronomie-Software wurde gegenüber der Vorgängerversion sehr stark erweitert. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel die Neuerungen.

Planung einer Veranstaltung

Versionierung einer Veranstaltung

Wie in der Vollversion unserer Gastronomie-Software wird nun auch in der Express-Version jede Veranstaltung versioniert. Das bedeutet, dass in der Veranstaltung für alle Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, etc. automatisch eine Kopie der bisherigen Daten der Veranstaltung erzeugt wird.

Die Bedienung der Gastronomie-Software MC EventCenter Express 3.0 ist dabei noch einfacher, als bisher. Über einen Navigationsbaum auf der linken Fensterseite haben Sie alle Angebote, Auftragsbestätigungen, etc, einer Veranstaltung im Überblick.

Ausführliche Informationen zu diesem Thema erhalten Sie auch in unserem Blog-Thema Versionierung einer Veranstaltung.

Visuelle Raumbelegungen für eine Veranstaltung

Raumbelegungen werden nun innerhalb einer Veranstaltung nicht mehr nur in einer Tabelle gepflegt, sondern zusätzlich grafisch dargestellt. Dies sorgt für die perfekte Übersicht und noch einfachere Raumbelegungen.

Kundenstamm nun auch in der Express-Version unserer Gastronomie-Software

Ein eigenständiger Kundenstamm war bisher Benutzern der Vollversion unserer Gastronomie-Software MC EventCenter vorbehalten. Dieser ist nun auch in der kostenosen Express-Version in vollem Umfang verfügbar.

Dabei wurde der Kundenstamm bereits in der Vollversion stark erweitert, indem er in Firmen und Personen gesplittet wurde. Personen können dabei als Privatperson behandelt – oder einer Firma zugeordnet werden. Im Firmen-Stammsatz finden Sie dann alle Mitarbeiter bzw. Ansprechpartner der Firma wieder.

Des weiteren wird im Kundenstamm unserer Gastronomie-Software jede Veranstaltung aufgeführt, die der Kunde bei Ihnen gebucht hat. Gleiches gilt für bereits verschickte Angebote, Auftragsbestätigungen, und Rechnungen.

Kalender

Neben der gewohnten vertikalen Darstellung des grafischen Veranstaltungs-Kalenders kann dieser nun auch in eine horizontale Darstellung „gekippt“ werden. In der vertikalen Darstellung lassen sich auch mehrere Tage gleichzeitig darstellen. So lässt sich beispielsweise jede Veranstaltung einer Woche auf ein mal sehen.

Und vieles mehr…

Wir haben unsere Gastronomie-Software MC EventCenter und MC EventCenter Express an sehr vielen weiteren Stellen verbessert. Diese hier aufzuführen würde jedoch den Rahmen dieses Beitrags sprengen. Oft handelt es sich um Kleinigkeiten, die dem Anwender das Leben leichter machen. Denn neben der Erweiterung unserer Gastronomie-Software um aufwändige neue Features ist uns vor allem eins wichtig: Die Liebe zum Detail.

Auf den ersten Blick scheinen MC EventCenter und MC EventManager sehr ähnliche Produkte zu sein. Teilweise ist das auch richtig. Gewisse Elemente, wie der Kalender, Rechnungswesen oder Aufgabenmanagement sind in beiden Produkten identisch. Der größte Unterschied liegt in dem Bereich zur eigentlichen Planung einer Veranstaltung bzw. eines Events.

MC EventCenter: Die Gastronomie-Software für Ihre Veranstaltung

Im Grossen und Ganzen kann man sagen, dass das MC EventCenter primär eine Gastronomie-Software ist, mit der sich Veranstaltung(en) planen lassen.

Grundsätzlich lässt sich die Software für beliebige Auftragsabwicklungen einsetzen, da Leistungen angeboten und abgerechnet werden können, die mit Gastronomie nicht unbedingt etwas zu tun haben müssen. Dies können beispielsweise Beamer oder Rednerpulte sein, eben typische Dinge, die bei einer Veranstaltung eingesetzt werden.

Dennoch kommt an verschiedenen Stellen immer wieder das Thema Gastronomie zum Vorschein. Reine Gastronomie-Software Themen sind hier:

• Die Auswahl von Speisen,
• das Einfügen kompletter Menüs und
• die Auswahl von Getränken.

Das MC EventCenter ist vor allem geeignet

• im Veranstaltungszentrum
• in Stadthallen
• im Restaurant mit Nebenraum
• beim Catering bzw. Partyservice

Obwohl es sich bei dem MC EventCenter vorwiegend um eine Gastronomie-Software handelt, ist die Software auch für Non-Food Catering bzw. Non-Food Partyservice die erste Wahl. Gastronomie-Themen können in diesem Fall einfach ausgelassen werden.

MC EventManager: Die Software für Eventplanung

Auch wenn heute das Wort „Event“ gerne als Modewort verwendet wird, wenn es sich im Grunde genommen „nur“ um eine Veranstaltung handelt, gibt es hier doch Unterschiede. Unter einem Event wird etwas einmaliges verstanden, das eine bestimmte Zielsetzung hat, z.B. die Einführung eines neuen Produkts. Hier ist die Planung komplexer als bei einer Veranstaltung.
Bei einer Veranstaltung sind Abläufe weniger entscheidend. Eine Veranstaltung bezieht sich primär auf das Anbieten von Leistungen, wobei sich der grobe zeitliche Ablauf einer Veranstaltung auch im MC EventCenter planen lässt.

Gastronomie kann bei einem Event ein Thema sein, muss aber nicht. Oft wird Gastronomie in einem Event eingesetzt. Der Mensch isst und trinkt nun mal gerne. Ein Event kann aber auch lediglich aus Showelementen bestehen, die mit Gastronomie überhaupt nichts zu tun haben.

Dieser Unterscheidung wird der MC EventManager gerecht, indem seine Stammdaten – im Gegensatz zum MC EventCenter – an kein festes Thema gebunden sind. Die Struktur der Stammdaten wird vom Benutzer selbst festgelegt. Sie kann das Thema Gastronomie abdecken, muss aber nicht – oder Gastronomie ist einfach ein Nebenthema.

Im Planer des MC EventManagers liegt das Augenmerk auf der eigentlichen Ablaufplanung. Dabei lassen sich Abläufe in verschiedene Bereiche aufteilen, z.B. in Räume oder beteiligte Personen. Der Ablauf wird dann jeweils aus verschiedenen Sichten gesehen. Er kann als Gesamtablauf dargestellt werden, aber auch aus Sicht beispielsweise einer einzelnen beteiligten Person. Auf diese Weise wird erreicht, dass die Komplexität der Veranstaltung – oder besser gesagt des Events – bei der Planung für den Anwender reduziert wird.

Selbstverständlich lässt sich mit dem MC EventManager auch eine sehr einfache Veranstaltung planen. Wenn dies jedoch der Regelfall ist, ist das MC EventCenter besser geeignet.

Der MC EventManager eignet sich vor allem

• für eine Eventagentur
• im Veranstaltungszentrum, wenn komplexe Events geplant werden sollen

MC ServiceBook: Maßgeschneidert

Das MC ServiceBook basiert auf dem MC EventCenter. Hier werden jedoch Teile so angepasst, dass damit völlig unterschiedliche Themenbereiche abgedeckt werden. Der Gastronomie-Teil kann hierbei bei Bedarf komplett entfernt werden. Die Anwendungsbereiche reichen von der Autovermietung bis zum Campingplatz. Sprechen Sie uns einfach an, um festzustellen, ob hier eine passende Lösung erstellt werden kann.

In diesem Artikel beschreiben wir, was darunter zu verstehen ist, warum das Thema gerade für die Gastronomie so wichtig ist und wie Sie dies bei einer Veranstaltung einsetzen.

Alltägliche Änderungen einer Veranstaltung in der Gastronomie

Gerade in der Gastronomie gehört das Ändern einer Veranstaltung zum Alltag. Dies hat vor allem zwei Gründe:

1. Die Veranstaltung wurde mit dem Gast besprochen und er erhält ein Angebot. Allerdings hat der Gast im Nachhinein Änderungswünsche. Sie erstellen daraufhin für die Veranstaltung ein neues Angebot oder ändern dies in der Auftragsbestätigung ab.
2. Wenn nach der Veranstaltung eine Rechnung gestellt werden soll, wird die Veranstaltung um die tatsächlich verbrauchten Mengen ergänzt. Typisch für die Gastronomie ist hier, dass diese Mengen (vor allem Getränke) allerdings nicht Bestandteil des ursprünglichen Angebots der Veranstaltung waren.

Um diesem Thema gerecht zu werden, war es in unserer Gastronomie-Software MC EventCenter bisher bereits möglich, beliebig viele Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen für eine Veranstaltung zu erstellen. Auch nachträglich waren diese in der Veranstaltung hinterlegt, so dass sich Änderungen nachvollziehen liessen. Allerdings wurden die Änderungen jeweils direkt in der Veranstaltung durchgeführt. Eine Änderungsverfolgung war also nur möglich, indem beispielsweise die Angebote zur Veranstaltung durchstöbert wurden.

Dies wurde im MC EventCenter 3.0 geändert, so dass nun für jedes Angebot, jede Auftragsbestätigung oder jede Rechnung eine eigenständige Version der Veranstaltung erzeugt wird.

Wie es in Ihrer Veranstaltung funktioniert

Was sich zunächst kompliziert anhört, geschieht in unserer Gatronomie-Software völlig intuitiv. Obwohl die Software bei der Planung einer Veranstaltung wesentlich komplexer geworden ist, bekommen Sie als Anwender hiervon nichts mit. Die Bedienung bleibt – typisch für MouseClick – genauso einfach wie zuvor. Und im Kalender des MC EventCenters taucht die Veranstaltung natürlich nur ein mal auf, egal über wie viele Versionen sie verfügt.

Wenn Sie eine Veranstaltung öffnen, finden Sie auf der linken Seite des Fensters einen (in dieser Version unserer Gastronomie-Software neuen) Navigationsbaum. Hier haben Sie Zugriff auf alle Versionen der Veranstaltung. Diese sind dabei in Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften untergliedert.

Um bei einer neuen Veranstaltung die Details zu erfassen, klicken Sie einfach in dem Baum auf „Neues Angebot“ (sofern Sie mit dem Angebot beginnen wollen – Sie können alternativ z.B. auch sofort eine Rechnung erstellen). Die Software erstellt daraufhin automatisch die erste Version der Veranstaltung und Sie hinterlegen hier alle anzubietenden Leistungen, wie Gerichte, Menüs, den zeitlichen Ablauf, etc.

Anschliessend verwenden Sie die Druckfunktion. Dadurch wird für das Angebot der Veranstaltung ein Microsoft Word Dokument erzeugt, das Sie bei Bedarf in Word ergänzen können. Gleichzeitig wird das erzeugte Angebot in der Veranstaltung freigegeben. Das bedeutet, dass sie es nicht mehr ändern können, da es nun ja verschickt worden ist.

Für den Fall, dass Sie in dem Microsoft Word Dokument tatsächlich Ergänzungen eingeben: Sie haben in unserer Gastronomie-Software auch später jederzeit Zugriff auf das Dokument, indem Sie in der Symbolleiste die Funktion „Nachdruck“ auswählen. Diese öffnet das ursprüngliche Dokument.

Um nun doch Änderungen eingeben zu können, nachdem Ihr Gast beispielsweise Änderungswünsche für die Veranstaltung hat, stornieren Sie zunächst einfach das Angebot und erstellen anschliessend ein neues, indem Sie wieder „Neues Angebot“ anklicken. Dabei werden alle Daten des bisherigen Angebots in das neue Angebot übernommen. Die Veranstaltung braucht also nicht neu geplant werden, sondern Sie ändern sie lediglich in dem neuen Angebot ab. Das bisherige Angebot der Veranstaltung bleibt dabei erhalten und Sie können über den Navigationsbaum jederzeit darauf zugreifen!

Zum Erstellen einer Auftragsbestätigung oder einer Rechnung für Ihre Veranstaltung ist das Vorgehen das gleiche. Auch hier werden alle Daten aus der letzten freigegebenen Version der Veranstaltung übernommen.

Der Anwender braucht sich also über die Versionierung der Veranstaltung keine Gedanken machen. Er verwendet einfach intuitiv die Gastronomie-Software und diese erledigt automatisch den Rest.

Die Historie einer Veranstaltung

Neu bei unserer Gastronomie-Software MC EventCenter 3.0 ist auch die Historie einer Veranstaltung. Auch hierzu finden Sie innerhalb der Veranstaltung im Navigationsbaum auf der linken Fensterseite einen entsprechenden Menüpunkt.

In der Gastronomie ist es leider so, wie in anderen Bereichen auch: Ihr Kunde gibt Ihnen für die angebotene Veranstaltung einen Änderungswunsch durch und kann sich später nicht mehr daran erinnern.

Hier hilft die Historie der Veranstaltung: In ihr können Sie festhalten, wann beispielsweise Menübesprechungen stattgefunden haben oder wann der Kunde wen angerufen hat, um die Veranstaltung ändern zu lassen.

Fazit

Unsere besondere Herausforderung bei der Versionierung einer Veranstaltung war, diese für den Anwender so einfach zu gestalten, dass die gewohnt intuitive Bedienung unserer Gastronomie-Software vollständig erhalten geblieben ist. Dies ist MouseClick-typisch sehr gut gelungen. Der Navigationbaum wird vom Anwender einfach bedient, ohne dass dieser darüber nachdenken muss. Änderungen in der Veranstaltung lassen dabei besser den je nachvollziehen.

Optimierte Veranstaltungsplanung

Veranstaltungs-Versionierung

Für Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen, die Sie für Ihre Veranstaltungen erzeugen, werden nun die Veranstaltungsdaten automatisch dupliziert. Für alle Änderungen, die sich im Laufe der Veranstaltungsplanung ergeben, wird eine eigenständige Veranstaltungs-Version erzeugt, so dass Sie später Änderungen sehr einfach nachvollziehen können.

Die Versionierung ist dabei völlig intuitiv bedienbar. Alle Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, etc. werden in einer übersichtlichen Baumstruktur dargestellt.

Wenn ein Gast beispielsweise nach einem Angebot, das er von Ihnen erhalten hat, noch Änderungswünsche hat, erzeugen Sie einfach ein neues Angebot. Die Daten werden dabei aus dem alten Angebot übernommen und können anschliessend im neuen Angebot geändert werden. Die Veranstaltungsdaten des Erstangebots gehen auf diese Weise nie verloren.

Auch wenn Sie nach der Veranstaltung die tatsächlich verbrauchten Mengen in Rechnung stellen möchten, brauchen Sie mit Hilfe der Veranstaltungs-Versionierung die ursprünglichen Angebote und Auftragsbestätigungen nicht ändern. Statt dessen wird für die Rechnung automatisch eine Kopie des letzten Angebots bzw. der letzten Auftragsbestätigung erzeugt, in der Sie beispielsweise verbrauchte Getränke ergänzen.

Veranstaltungs-Historie

Alle Aktivitäten, die im Zusammenhang mit der Veranstaltungsplanung stehen, lassen sich in einer neuen Historie festhalten. Sie wissen also auch später noch, wann beispielsweise eine Menübesprechung stattgefunden hat oder wann der Kunde angerufen hat, um Änderungswünsche durchzugeben.

Aktivitäten lassen sich auf Wunsch auch auf Wiedervorlage setzen.

Visuelle Raumbelegung

Raumbelegungen werden nun innerhalb einer Veranstaltung in einem grafischen Diagramm dargestellt, das sich einfach mit der Maus bedienen lässt. Die Raumbelegung ist daher übersichtlicher den je.

Der neue Kundenstamm

Der Kundenstamm wurde in Firmen und Personen gesplittet. Dabei können Personen Firmen als Mitarbeiter zugeordnet werden. So behalten Sie stets den Überblick über alle Ansprechpartner einer Firma. Alternativ lassen sich Personen auch als Privatpersonen deklarieren.

Für einen optimierten Überblick sorgt auch der neue Kundenstatus, mit dem Sie zwischen Interessenten, möglichen Kunden, oder Kunden unterscheiden können.

Optimierter Kalender

Der grafische Kalender des MC EventCenters ist nun noch übersichtllicher geworden: Sie können zwischen einer horizontalen und einer vertikalen Darstellung umschalten. Dabei können in der horizontalen Darstellung auch mehrere Tage gleichzeitig selektiert werden.

Neue Veranstaltungen lassen sich im Kalender wie bisher per Doppelklick erzeugen. Darüber hinaus können nun auch beliebige Zeiträume per Maus markiert werden, um eine Veranstaltung in dem gewählten Zeitraum bzw. Raum zu erstellen.

Der MC EventManager, unsere neue, leistungsstarke Software zur Eventplanung ist ab heute erhältlich. Sie können das Programm in unserem Downloadbereich herunterladen kostenlos testen. Wie beim MC EventCenter wird beim ersten Aufruf ein Probeaccount erstellt, mit dem Ihnen sämtliche Funktionen 14 Tage kostenlos und völlig unverbindlich zum Test zur Verfügung stehen.

Detaillierete Informationen zu der Software erhalten Sie unter MC EventManager – Die Software zur Eventplanung.

Das ausführliche Handbuch für den MC EventManager beinhaltet alles, was Sie für die tägliche Arbeit mit der Software benötigen.

Sie finden das Handbuch in unserem Downloadbereich.